La bonne réussite d’un séminaire repose sur une organisation sans faille qui se résume en quelques mots les quelques étapes suivantes.
Déterminer la base de la manifestation, choisir le lieu de la réunion, engager les personnels nécessaires, créer les supports de communication et le jour J sont des étapes cruciales pour assurer le succès de l’événement.
Déterminer la base de la manifestation
Cette étape consiste à définir premièrement les objectifs principaux ainsi que les différents thèmes à aborder lors du séminaire. C’est de ces thèmes que dépendront les divers supports de communication à créer. Une fois ces objectifs fixés, on est en mesure de définir quels sont les publics concernés par le sujet à aborder.
Il faut ensuite définir les dates prévues pour la manifestation. Le choix de la date dépend de l’importance et de l’urgence du communiqué mais étant évidemment libre, il est préférable de la prévoir dans les trois mois après le briefing au minimum.
Après quoi, il faut préalablement envisager les différents prestataires à louer et commencer à rechercher le lieu de la réunion.
Finalement, il est obligatoire d’établir le budget nécessaire à la réalisation du séminaire car c’est de cette possibilité que dépendra l’exécution du projet.
Choisir le lieu de la réunion
En ce qui concerne l’endroit, les possibilités sont nombreuses. Tout dépend surtout des potentialités financières de l’organisateur. On opte souvent pour les salles de réunion, les péniches pour un public restreint et pour les palais des Congrès et les grands hôtels si les participants sont nombreux.
Toutefois, on peut également choisir de privatiser des endroits spécifiques comme les musées, les théâtres, les halls d’exposition et les restaurants. Le choix du lieu doit être stratégique et aligné avec les objectifs et la nature de l’événement.
Engager les personnels nécessaires
Un séminaire implique inévitablement la mobilisation de plusieurs prestataires :
- Traducteurs si des étrangers sont comptés parmi les participants.
- Traiteurs pour les pauses, le déjeuner ou le dîner.
- Hôtesses, responsables de l’accueil, du guide et de divers services.
- Spécialistes d’intérieur pour la décoration ainsi que les responsables de la sonorisation et de l’éclairage.
Chaque prestataire joue un rôle crucial pour garantir le bon déroulement de l’événement et assurer le confort et la satisfaction des participants.
Créer les supports de communication
Les supports de communication incluent :
- Cartes d’invitation
- Coupons réponses
- Badges
- Mallettes
- Dossiers du participant
Ces derniers doivent avoir la même identité (même couleur, nature, motif, texture, etc.). La cohérence visuelle renforce l’image professionnelle et l’impact du séminaire.
Le jour J
Le grand jour, l’organisateur doit partir à la connaissance des lieux et y repérer les divers points stratégiques, vérifier le bon fonctionnement des diverses installations techniques, re-briefer les prestataires sur leur rôle respectif, disposer les supports de communication à l’accueil et attendre les invités.
Évidemment, pour arriver à faire cela, il est nécessaire d’arriver sur les lieux au minimum une heure avant l’ouverture. Cette anticipation permet de gérer les imprévus et d’assurer que tout est en place pour le bon déroulement de la journée.
Préparer minutieusement chaque étape assure non seulement la réussite de l’événement mais aussi la satisfaction de tous les participants, renforçant ainsi l’image et la crédibilité de l’entreprise organisatrice.
